スムーズな情報の集約と共有化が
業務と顧客対応への変革をもたらす
-セーフィー株式会社-
『映像から未来をつくる』というビジョンを掲げ、クラウド録画サービス「Safie」を提供するセーフィー株式会社。会社の成長に伴って、社内ドキュメントの集約と一元管理が課題として浮上していたといいます。解決に向けてセーフィーは、ノースサンドの伴走支援のもと、Notionを導入することで、スムーズな社内情報の共有を可能とする基盤を構築。日々の業務の効率化をはじめ、顧客対応への向上など、さまざまな革新を実現しました。
和田 啓介 氏（左）
経営管理本部人事総務部 総務労務グループ
平賀 小百合 氏（中）
カスタマーサービス本部 カスタマーサポートグループ
松尾 早紀 氏（右）
経営管理本部人事総務部 情シスグループ
サマリ
分散していた社内ドキュメントの集約と一元管理が急務に
記述のしやすさと管理性の高さ、高いセキュリティ機能を評価してNotionを採用
情報をNotionに集約してナレッジを共有したことで、顧客サポートの質とスピードが向上
権限管理により、ドキュメントの外部公開にも強固なセキュリティを確保しながら実現
社内情報の共有に向けて、使いやすく管理性が高いNotionを導入。導入パートナーにはノースサンドを選択。
カメラをはじめとした、あらゆる映像デバイスとインターネットをつなぎ、データ解析を行うことで新しい付加価値を生み出すことにチャレンジし続けるセーフィー。成長著しい同社が踏み出した業務革新が、社内ドキュメントの整備による情報共有の強化です。
同社は、これまで複数のツールを利用し、部門別にドキュメント管理を行っていました。その結果、「ドキュメントの形式が統一されていない」「同じドキュメントを複数の部署が作成している」「どれが最新版か分からない」「必要なドキュメントがすぐに見つからない」といった課題が生じていたといいます。ドキュメントの外部公開においても、セキュリティの強化も急務となっていました。
こうした課題を解決するために導入されたのが、「Notion」です。これまでセーフィーでは、一部の部門でNotionが使われていたといいます。その後のツールの選定において、最終的にNotionの全社導入に至った決め手は、ホームページを作るようなイメージで感覚的にドキュメントを作成、管理が可能となる使いやすさにありました。また、階層構造による視認性の高さ、高度な情報活用を支援するデータベース、そして、重要な情報を守る高いセキュリティを確保している点も評価のポイントとなりました。
そして、Notion導入のパートナーとして選ばれたのがノースサンドです。「ノースサンドの存在自体は以前から知っていました。Notionの活用法やノウハウについてYouTubeで配信しているのを見つけ、その充実ぶりに『この動画を見ただけで、Notionが使えるようになる』と感心していたのです」と、経営管理本部人事総務部 総務労務グループの和田 啓介 氏は振り返ります。
「一方で、Notionを全社展開するのに、『私たちが動画で紹介されているようなノウハウを社員に正しく伝えられるのか』という不安もありました。それなら、プロフェッショナルにお任せたした方がいいと判断し、ノースサンドに導入支援をお願いしたのです」（和田氏）
ノースサンドのサポートにより社内活用が促進。1年半で利用者は1.5倍に増加、業務に欠かせないツールに
2022年1月、セーフィーは、Notionの導入に踏み切りました。ノースサンドのサポートのもとで設計・構築が進められ、2023年１月からNotionの全社運用に漕ぎつけることができました。本番運用開始した当時は約350名だったユーザーも、会社の成長とともに増加し、現在では約540名のユーザーが日々の業務でNotionを活用しています。また、総ページ数も約11万4000ページ にまで増え、過去90日間では約77万件の編集が行われるなど、Notionは日々の業務に欠かせないツールになっています。
Notionがこれだけ活性化した理由には、ドキュメント作成の自由度に加え、“見せたい情報を、効果的に見せられる”仕組みが備わっていることがあります。例えば、ドキュメントを更新すると都度、アップデートされていることがホーム画面に表示されるので、ユーザーは迷うことなく、最新情報にアクセスできるようになっています。また、タイトルやドキュメントの強調したい部分に画像を貼り付けられるため、ビジュアルを使った視認性の向上も図ることができます。
社内ポータルのトップページ
スプレッドシートの学習ページ
このほか、データベース機能により、情報を効率的に管理するとともに、必要な情報をすぐに取り出したり、さまざまな切り口で活用したりすることができるようになったのも、社内利用拡大の要因の1つとなっています。
また、Notionの社内利用拡大には、ノースサンドの手厚い伴走支援も貢献しています。導入時には、Notionの習熟度に応じて3つにレベル分けした研修を、週3回のペースで実施しており、座学での教育だけでなく、実際にNotionに触れてもらうなど、充実した研修プログラムが提供されました。
「ノースサンドは、毎回研修が終了した後にアンケート調査も行い、社員の理解度や満足度なども数値化したレポートを提供してくれました。その結果をもとに、ノースサンドと意見交換会を行ったり、データベースといった難しい機能に集中したプログラムを提供してくれたりするなど、常にノースサンドは柔軟な対応をしてくれました」と和田氏は評価します。
一方、Notionを利用したシステム開発についても、ノースサンドからはさまざまな支援を受けられたことでスムーズに進められたといいます。経営管理本部 人事総務部 情シスグループの松尾 早紀 氏は、「Notionのチームスペースの構成やアクセス権限の設定などについて、ノースサンドからは自社での活用方法や他社事例などを交えながら、さまざまなサポートを提供してもらえました。手厚い支援によって、開発もスムーズに進められたと実感しています」と評価します。
スピーディで正確な顧客対応にNotionが貢献
ノースサンドのサポートによって全社での活用が進むNotion。セーフィーの社内業務の効率化に加え、顧客満足度の向上にも貢献しています。
「Notionの導入によりドキュメントが効率的に管理され、お客様が必要とする正確な情報を、スピーディに回答できるようになりました」と語るのは、カスタマーサービス本部 カスタマーコミュニケーション部 カスタマーサポートグループの平賀 小百合 氏です。
顧客対応のオペレーションをまとめたページ
セーフィーのセキュリティ情報をまとめたwikiページ
顧客対応の窓口となるカスタマーサポートグループでは、カメラの入出荷状況をはじめ、技術的な問い合わせ、さらにサービスに対する質問などを受け付けています。これまでは問い合わせへの回答に必要な情報を見つけ出すのに、ドキュメントが分散していたことから、多くの時間と手間がかかっていました。また、どのドキュメントが最新版なのかも正確に把握しにくく、本当に必要な情報は他の部門内でクローズされ、社内共有されていなかったというケースも少なくなかったといいます。
しかし、Notionの導入後は、必要な情報がすぐに見つけられるようになっただけでなく、それが最新版なのか、公式に認定されたものなのか、そして誰が作成したものなのか、一目で分かるようになっています。これにより、顧客対応におけるスピードアップと正確性が大幅に向上されているといいます。
カスタマーサポートグループでNotionの活用が広がった理由には、Notionの利便性はもちろん、ノースサンドのサポートも大きかったと平賀氏は話します。
「ノースサンドはNotionの効果的な利用方法についてアドバイスを寄せてくれたり、日々活用で壁に当たったときにはすぐにミーティングを設定してくれたりするなど、常に親身な対応を行ってくれとても感謝しています」（平賀氏）
今後、問い合わせに関するさまざまな情報がNotionに蓄積・集約されるようになれば、さらなる顧客対応のスピードアップと品質向上が図れるようになると、平賀氏は期待しています。
権限管理によるセキュリティの強化を実現、将来的にはAIの活用も視野に
運用管理の面でも、Notionは評価されています。その１つが、セキュリティ機能の実装です。近年では、多くの企業でセキュリティ対策の必要性に迫られ、その施策の巧拙がビジネスに大きな影響を及ぼすことも少なくありません。「Notionは、セキュリティ機能が充実しており、重要な情報に対してきめ細かな制御を行えることも、Notion エンタープライズ版のメリットの１つです」と松尾氏は話します。
実際Notionは、監査ログやアナリティクス機能など、セキュリティ強化の観点から必要となるさまざまな情報を得るための充実した機能が用意されています。取引先やパートナーなど、外部へのドキュメント公開でも、スペースごとに公開／非公開、一時的に参照可能なゲスト設定といった細かな制御を行うことができ、こうした機能もセキュリティ強化につながっています。
セーフィーが次なる業務革新に向けて見据えているのが、Notionを用いた情報のさらなる有効活用です。その実現に向けて、AIに自然言語で質問を投げかけることで必要な情報を即座に提示してくれる「Notion AI」の活用も視野に入れているといいます。「Notionのさらなる活用によって、よりスムーズな情報共有ができるプラットフォームの構築を目指していきます。引き続き、ノースサンドには手厚いサポートとより充実した提案を期待しています」と和田氏は話します。
ノースサンドの導入支援によって、Notionをベースに社内の情報流通が加速し、これまで以上に情報を活用する文化が醸成されたセーフィー。同社の今後の取り組みに目が離せません。
Notionの導入ならノースサンドへ
すでに多くの大企業がNotionを利用し、情報管理やプロジェクト管理を進め、組織の成長の礎としています。ノースサンドでは1ヶ月間無料で導入をサポートしており、以下のようなサービスを実施しております。
1ヶ月間無料でエンタープライズプランを利用可能
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