#025 ビューを使いこなそう
データベースを作ると必ず現れる、「＋Add a view」の文字。
押すと出てくる怒涛の英語メニュー。
とりあえず放置は、あまりにももったいない。
今回はこの「ビュー」の基本と使用例を、やわらかしてみましょう。
データベースのビューって何？
Excelで考えてみましょう。
Excelの表が一つあって、例えば特定の条件で絞って見たい場合、フィルターをかけて対象の列で条件を指定して...
また別の条件で見たくなったら一度全部絞り込みを解除して設定しなおして…といった具合になりますよね。
この、あるデータに対して「違う条件を適用する」という行為を、
「ビューの切り替え」というたった2クリックで実現できるのがNotionのビュー機能です。
しかもNotionで使えるデータベース形式なら、
元のデータベースと同じ場所で、どんな形で表示させることもできます。
Excelだったらピボットテーブルでも作って別表にしないといけないところなので、
Notionのほうが遥かに省スペースかつクリック数が少なくて済みます。
すごく平易にした一例を見てみましょう。
各人の得意なことをタグ形式で簡単にまとめたテーブルがあったとして、
項目が多くなればなるほど、何が得意なのが誰だったか、ぱっと見で分からなくなってきます。
そこでBoardビューを作れば、得意なこと別に人名が並ぶボードに一瞬で切り替えられるようになるわけです。
ちなみに、ひとたびビューを追加してしまうと、データベース名の横にあったはずの「＋Add a view」ボタンが消えてしまいますが、ビューの切り替えボタンを押せば下部にしっかりいますのでご安心ください。
ビューの詳しい説明や設定方法は、公式ヘルプ(日本語版)に譲るとして、ビューの正体がなんとなく把握できたところで利用シーンを考えてみましょう。
ビューはどんな時に使う？
1. 「すぐに見たい情報」を覚えさせる
某筆者が暗躍する営業部では、過去の提案書類をざっくりタグ付けして参照できるような仕組みを作っています。
その際、全件表示のままキーワードで検索、でもいいんですが、
なぜかPDFしかない提案書や、古すぎるテンプレートを使っていて流用しづらいものがあるのが事実です。
そんな時、確実にPowerPointのファイルがあるものだけを参照、
最新のテンプレートで作成されたもののみ参照、など、
フォーマット種別で絞り込みをかけたビューを作っておくと便利です。
といった具合に、都度Sort/Filterを設定するのではなく、
「すぐ見たい情報」をビューに覚えさせるという手法がまずは王道でしょう。
2.「見なくていい情報」を覚えさせる
特に会社で利用する場合によくある困った事象が、
管理項目が多すぎて横長になったデータベース見づらい問題、です。
そんな場合は、利用シーン別に要らないカラムを非表示にしたものを
ビューとして作っておけば、横スクロールの苦難から逃れられます。
例えば弊社の入社者管理データベースなんぞは実に44個もプロパティを持っているため、
純粋に横スクロールして使っていたら日が暮れます。
なので用途や利用者別にビューを作り、
各ビューではその用途・利用者が使わないプロパティを非表示にし、利用の負荷を下げているのです。
ビューに覚えさせられるのは、なにも前出のSort/Filterのような「すぐに見たい情報」だけではありません。
このように、「見なくていい情報」を覚えさせて使うのも、ビューの有効な利用手段です。
何に使えばいいの？
ここまで大した例はお出ししてないのですが、多くのデータを必要とする会社運営はもちろんのこと、私生活とて利用用途はいくらでもあります。 ほんの少しですが、使い道の例を紹介したいと思います。
1.参考図書をAmazon風に
実は弊社、本好きが多いのでそこかしこに参考図書リストがあるのですが、
筆者近辺にもひとつ、参考図書データベースがあります。
おそらく読書リストは個人で作成されている方も多いのではないかと思います。
とりあえずで作ったデフォルトビューはテーブル形式で面白味に欠けるのですが、
ギャラリー形式で本の写真を出した途端にAmazonでも見ているかのような気分になれるという仕組み。
本は中身というよりジャケ買い派（いや中身も見ますよ）の筆者の趣味です。
このViewは単に見た目を変えているだけで何の絞り込みも適用していないので、
正直なところデフォルトビュー不要説もありますが、図書の推薦者のデータを持たせて例えば「部長イチオシ」ビューなんてのがあってもいいかもしれませんね。
（今速攻で作ったことは秘密です
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いろんなものの好みを管理
実は筆者、コーヒーもさることながら、お茶が大好きです。
紅茶も緑茶も中国茶も大好きすぎて、某お茶屋さんの100種類入りのお茶を買ってはみたものの、
飲んでそのまま忘れ去ってしまうのが癪だったので記録を付けてみることにしたのがこちら。
データベースとしては至極シンプルな作りで、商品名と感想がつらつら並んでいるだけですが、
次に買う時はその中でも味も香りもExcellent評価（某筆者調べ）したものだけを絞り込んで買えばよいのです。わくわく。
100種類のお茶を1杯ずつ、心行くまで堪能する。
自分だけの楽しみ（を世に晒してしまったことをお許しください簡単でどうもすいませんいつもはこんなもん）です。
おわりに
簡単故に、奥が深い。何でもできるが故に、使いあぐねる。
Notionにありがちな罠は、「何がしたいのか」さえあれば立派な武器に変わります。
ビューもまた然り。
ぜひ使いこなして、快適Notion環境を築いていただければと思います。
次回は、ビューと似て非なる「リンクドデータベース（Linked Database）」についてやわらかしたいと思います。
ではまた。